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18云办公 v2.0.4 官方正式版

  • 18云办公v2.0.4 官方正式版
  • 软件大小: 1.6M
  • 更新时间: 2015-08-26
  • 软件语言: 中文
  • 软件厂商:
  • 软件等级: 4级
  • 软件类别: 国产软件 / 免费软件 / 办公软件
  • 官方网站: http://18bg.com/download/
  • 应用平台: WinAll

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好评:50%
坏评:50%

软件介绍

18云办公是一个企业办公协作平台的手机客户端软件,这款软件拥有人事管理、日常考勤,流程审批、任务协同、日程计划、工作汇报等众多功能,可以帮助企业解决内部管理的问题。通过18云办公的工作流模块系统来定义、执行和管理工作流程,协调工作流执行过程中工作之间以及群体成员之间的信息交互相信会给大家的帮带来不一样地的体验。

功能特色:

考勤管理

手机、电脑、指纹机多种方式考勤签到,特别是手机考勤,对于员工方便实用,不用考勤机也能实现考勤管理;

对于多分支机构或多营业网点的企业,甚至外驻人员也可实现考勤,只要设置不同人员的考勤位置就可,而且考勤数据实时同步,管理人员可通过后台系统或手机端随时查询统计员工考勤情况;

通过灵活配置多种作息方式和补充配置,可适应不同工作时间的不同岗位人员,即使有临时加班,也可考勤到位;

手机考勤强制拍照上传,后台可照片审核,可避免考勤作弊;

工作流

通过18云办公的工作流模块系统来定义、执行和管理工作流程,协调工作流执行过程中工作之间以及群体成员之间的信息交互。以提高工作执行效率、避免等待,规范企业制度管理,有效驱动业务中人员的协同,方便管理人员全面掌握各项业务的运行情况。

18云办公的工作流功能简单适用,多级审批节点配置灵活,不同流程还可设置不同的查看权限,支持自定义表单,可实现各种业务的表单格式。

请假管理

预置多种请假类型,除日常的事假、病假、婚产假等以外,还支持出差、年休、调休等特殊类型请假;同时请假事件自动关联日程管理中,可更方便安排好工作计划;

系统特别增加了对年休假的管理,可分别设置每个员工的年休假天数,以及对年休假使用情况进行统计;也可对上年度未使用的年休假累积到下一年计算;

员工外勤管理

在外出勤人员的管理一直是个难题,如售后上门服务人员、门店巡查人员、外卖或快递外送人员、在外驻场人员及客户拜访销售人员等,本系统支持外勤人员位置定位,可在后台系统查询统计人员当前位置及某段时间内历史位置记录(时间、地点、位置),同时以电子地图方式显示,直观的了解员工的活动轨迹;

文档中心

文档中心是集云存储、备份、共享为一体的网络文档平台,不管你是在家中、单位或其它任何地方,只要你连接到因特网,你就可以管理文件;同时支持HTML 格式在线新建、编辑功能,不用下载到本地电脑就可实现文档的修改;另外自动为文档修改进行历史备份,在误删、修改后可随时恢复到之前的任何历史版本;

日常办公

日程:为员工提供个人日常日程安排管理,可方便快捷地记录和查询;每个人也可以看到自已关注同事的日程,这在工作协同时非常有用;

工作日志:待办事项和工作汇报管理;主管人员可对报告进行评分考核;

BBS

企业内部论坛,可以发布普通、投票、评分、PK(辩论)等多种类型帖子,为企业员工的经验总结、话题讨论、问题咨询等提供一个互动分享平台;在分享和回复帖子时,自动产生社交动态信息,快速推送到所有人最近动态中,以便得到及时回应,而在话题跟进的过程中,所有接触到的人都能了解和学习到该内容;同时觉得动态里的有价值的讨论会话,也可一键转存到BBS中存储;

遇到相同问题时,可通过搜索得到答案;这样企业就建立起了一套真正的知识管理系统,能够让员工在企业的知识经验沉淀下来,实现了企业知识的真正积累和传递,这对于企业管理的效率能够大大提高;

沟通协调

企业SNS:在企业中,员工之间的交流易受制于地域空间、企业层级和部门边界等因素,导致工作效率低下,通过建立企业社交平台,打破这些限制,任何人都可以微博方式记录和分享想法、提出问题、邀请讨论,随时了解所关注的同事正在谈论的话题、进行中的工作任务和日程安排,从而达到扁平化的组织管理,使员工之间的信息流通畅通无阻。

而通过18办公系统信息推送机制,信息分享人员可以选择相应的推送对像,这样只有被推送到的人员或群组内成员才可看到信息的内容,从而达到了控制信息查看边界的目的,避免了信息过于泛滥和信息隐私的问题;

群组管理

小组工作交流平台,企业内部因工作关系而聚集的圈子,以便更有效的协同管理;可以是以组织结构为基础的部门群组,也可以是不同部门人员临时组成的的项目团队群组,一个人也可以同时参与到多个群组当中;

通过群组的方式来管理,团队讨论和分享相关内容更加集中,沟通协调更有效率;横向来看,对有参与多个群组的员工,所有群组的动态信息都可随时掌握;

任务协作

作为企业管理者,每天都有很多事情要处理,对于一些临时交待给下属的工作任务,完成进度怎么样不从知晓,而时间一长可能自己都忘了;也可能在一个项目团队中,大家都有分工不同任务,且同时互相间也关联着,这样对同伴完成进度及时的知晓也变得非常重要;

而这些可通过本系统的任务协作功能都可实现,如工作任务建立、分派、执行、反馈及进度查询管理,可邀请相关人员参与到任务当中,关注了解任务的进度状态;

积分管理

积分在现代企业管理中充当了重要工具,以积分来评估员工的自我价值,反映和考核员工的综合表现,能更好地调动员工的工作自发性;本系统中积分通过荣誉的方式获得,而荣誉分为礼品和勋章,礼品是同事用于同事之间赠送,勋章用于上级主管给下级员工赠送;

特色功能

书签管理:收藏个人常用网址信息,支持分类管理,也可以共享给公司其它同事查看;

通讯录:公司同事和个人客户的联系名录,可进行短信发送或群发;也可对同事进行关注,这样就可收到该同事相关的动态信息,这也是本办公系统中企业内部社交功能的体现;

记事本:简单快捷的网络记事本,可随时记录下一些待办事项、个人笔记等,并可在任何时间地点进行查看和编辑;也可共享给其它同事查看;

使用方法:

系统主界面


1. 注册企业账户:

1.1 首先登录18办公官方网站(www.18bg.com/login/)并点击“注册公司账号”,在注册页面填写注册信息(为了避免重复注册,可在“公司名称”栏中录入公司名称关键字,系统会提示是否已注册)并确认提交;
1.2 然后登录注册邮箱,打开账号激活邮件,激活18办公账号;
1.3 激活成功后,注册账号默认为管理员账号,用此账户登录系统进行相关初始设置;

2. 建立公司部门目录

进入【后台管理】->【部门目录】,添加部门目录;

3. 建立员工账号(档案)和权限:

用公司管理员账号登录平台系统,来创建公司其它成员账号及档案信息,

4. 会话与动态:

动态的内容来源三个方面,一是我或我关注对像有关的会话信息,二是由应用自动产生的动态信息(如BBS发帖、请假、工作日志、任务协作等功能应用时会自动产生相关的提醒动态);三是系统动态信息;

1. 发会话

类似发微博,将信息定向发给某个人或群组,也可在会话中@某人,这样对方也能收到会话动态,如下图

推送到说明:

我关注的人:将会话发到我关注的所有人,在创建员工账号时,系统默认都是自动关注的,可以在【通讯录】中取消对某人的关注;

全体成员组:系统内置群组,公司所有员工自动加入该群组,所以如果是要对全体员工发会话,就推送到全体成员组。

全部动态:显示所有动态; 

发给我的:单独推送给我的动态,类似微博的私信;

我关注的:我所关注的人发的动态; 

提到我的:在会话中 @我的;      

我的动态:由我发起的动态,如我发表的会话,或由我进行应用相关功能操作时产生的动态信息;

我收藏的:我【收藏】过的动态;

我隐藏的:被我【隐藏】的动态

会话动态的删除
1. 发会话本人可删除;
2. 有管理后台【数据维护】权限的人可删除;

考勤功能怎么使用:

上班考勤签到、请假及加班管理;支持手机、电脑、指纹机三种考勤方式,用户可根据实际情况选择其中一种考勤方式,也可同时使用三种方式考勤,都不会有冲突;通过强大的考勤配置功能,可满足多种类型企业各种复杂的考勤需求;

(另:要使用指纹考勤的用户  请点击了解)

1.考勤设置:用管理员账号登录【后台管理】->【考勤配置】;

1.1 考勤位置:设置考勤地点,一般比如公司不同办公地点的部门网点,可以设置多个地点。如果是手机考勤,需要设置地理位置和范围(地理坐标信息需由管理员账号在手机客户端进行位置校正安卓手机设置、苹果手机设置);如果电脑考勤,要设置IP地址,IP地址一定要是公司公网IP,这样才能限制在公司考勤;如果没有公网IP,可以不设置IP,但这样不管在哪里只要能登录系统就可电脑签到考勤了。

1.2 作息班次:设置不同岗位不同时间的考勤班次;(常见特殊班次的设置说明请见:http://18bg.com/help/detail/?id=52)

在【考勤配置】 的 【作息班次】中 设置,也支持设置做M休N的班次(如做一休一,做二休一等),如下图


假如员工A上夜班,考勤时间为 当天晚上11点~次日早上5点半,则设置如下:


注意:第①点时间 与 第④点时间 的范围只能小于24小时;

如勾选“外勤”,表示该班次是外勤班次,在考勤记录就没有显示; 

说明:

上班签到时间:员工A 要在第①点 和 第②点 时间内签到, 如果签到多次,系统会以最早签到时间为上班时间;

下班签到时间:同样,要在第③点 和 第 ④ 节点时间内,如果签到多次,系统以最晚签到时间为下班时间;

1.3 员工配置:员工考勤地点和作息班次绑定;


1.4 补充配置:补充配置是对除了正常考勤以外的一些临时性考勤的设置(如临时加班、周末值班、早晚轮班等情况),当前面设置的作息班次与补充考勤有冲突时,以补充配置为准,这样考勤管理才更灵活和精确。


1.5 年休设置:员工年休假的设置和管理;如下图:【编辑】--修改年休假天数;【结转】--将上年度未休的年休天数累计到下一年;【清零】--将上年度未休的天数清零处理;

 


2.考勤管理:有权限的人才能操作,员工考勤签到记录审核及奖惩处理;打开【后台管理】->【考勤管理】

2.1 考勤审核:审核考勤记录,也可以修改考勤状态,设置奖惩金额,或者将有疑问的考勤记录【置疑】处理,临时放在“置疑的考勤”中待审核;



2.2 照片审验:核对手机考勤时上传的拍照像片,对于不符合的拍照考勤可【驳回】处理;

2.3 考勤结算:对审核过的考勤记录设置或修改奖惩金额,并结算处理,结算后奖惩金额数据生效,不能再返回处理;

2.4 置疑的考勤:考勤审核中【置疑】处理的记录,在这里可再次编辑和审核处理;

2.5 当前位置:以电子地图方式显示当前时间员工的地理位置信息,此功能是与手机端的位置签到功能一起用;

3. 我的考勤:个人考勤签到、请假、加班申请管理;【我的考勤】--个人上班考勤签到记录;【我的请假条】--请假记录;【我的加班】--加班记录;【考勤统计】--统计各类型请假及考勤签到的合计天数;


4.考勤审批:下属请假和加班的审核或反审核管理;【请假审核】--审核或驳回处理;【请假查询】--查看和反审核处理:【加班审核】--审核或驳回;【加班查询】--查看或反审核;

5.考勤统计:每个月计算工资的时候,可以查看上个月的考勤情况,哪些人有迟到了几次,请假了几次。那考勤管理员应该如何正确规范操作,才会有统计数据呢?请仔细看以下步骤

1、不管您是用什么考勤方式,您是用指纹考勤或网页考勤的话,考勤管理员在【管理】菜单下打开【考勤管理】的考勤审核那,选择昨天的考勤情况,点击条件:时间是昨天,然后勾上 异常考勤的,就会出来昨天有迟到的,或有请假的,或有早退的。考勤管理员确认核实了,点击【编辑】按钮下,确认应该所属考勤哪个状态,然后再点【审核】,如图。


然后进行考勤结算页面进行【审核】后,就可以有统计数据了,可以去考勤统计查看了。

如果是手机考勤的,到照片审验那进行审核照片,如图


然后根据网页考勤和指纹考勤方式进行考勤审核后,考勤结算就可以有统计数据了,并且可以导出数据,如图

常见问题:

问题一:18云办公是什么,可通过这个平台做哪些事?
回复:18云办公是一个基于企业社会化网络的办公协同系统,融合了最新的企业社交理念同时集成了企业常用的OA应用,包括:人事管理、日常考勤,任务协同、内部社区、知识共享、积分激励、工作计划汇报等功能。一站式解决现代企业的内部管理难题。

问题二:18云办公收费吗?
回复:18云办公基础功能是免费的,仅对部分增值应用和产品收取一定的成本费,收费说明详见(http://18bg.com/help/detail/?id=33),同时我们会尽可能的提供更多免费功能,并保持系统持续的更新升级。

问题三:如何注册登录账号?
回复:第一步:注册企业管理账号,可以通过网站登录页(http://18bg.com/login/)的注册链接导航进行注册,提交后系统会自动提交一份激活邮件到注册邮箱(所以邮箱确定是有效的),登录邮箱点击链接网址进行激活后企业账号就生效了,然后可以登录平台进行相关设置及邀请员工注册账号;
第二步:注册员工账号,员工账号可用邀请和EXCEL批量导入两种方式。

1. 邀请方式:用管理员账号登录18云办公平台,登录页的右上方点“邀请新同事”,然后将网址发给同事,对方将网址复制到浏览器中直接打开注册页面,并填写账号信息提交;接着管理员在【后台管理】-【员工档案】的“新人审核”中审核员工账号就可;

2. 批量导入:批量导入说明见:http://18bg.com/help/detail/?id=49

3. 手动添加:进入【管理后台】-【员工档案】,点“添加”按钮手动添加员工账号及档案信息。

问题四:必须要邮箱才能注册吗?免费的邮箱是否可以?
回复:注册公司账号,需要激活需要通过邮箱认证,所以必须提供邮箱,同时也可以通过邮箱来找回密码,或者接收我们官方的一些通知或提醒内容;而对收费或免费邮箱没有限制,只要是有效的邮箱地址就可。

问题五:我收不到激活邮件?或收不到找回密码的邮件?
回复:如确认您提供邮箱是有效的,可以到垃圾邮件箱中找找,可能被误判为垃圾邮件了。
可以联系我们客服,为您开通。客服邮箱Service@18bg.com QQ:908642400;

问题六:18云办公的云盘空间有什么用?免费吗?
回复:云盘是18云办公面向企业用户集云存储、备份、共享为一体的网络平台,不管你是在家中、单位或其它任何地方,只要你连接到因特网,你就可以管理文件;
具有以下特点:
电脑、手机等多平台支持,数据多端同步;
主流办公文档在线浏览及下载编辑,HTML格式在线创建、浏览和编辑;
保留HTML文档编辑历史版本备份,可以随时恢复;不用担心误改误删文档了。
提供个人私密空间和共享空间,个人文件和工作协同管理两不误;

目前每企业提供并且不限制用户数量的2G免费空间,超过的按 50元/1G/年;

问题七:我想让同事也了解一下,哪里有更多资料?
回复:您可以访问官网的帮助中心 http://18bg.com/help/ 或者联系我们的客服4008-571-189  QQ908642400 给您讲解。

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